小学校や幼稚園から受け取るお便りは本当に多頻度に渡る。
受け取った後の処理についてもややこしい。
- 読むだけでいいものか
- 少し先の話なのでしばらく片付けないで、目立つ所に取っておく必要があるか
- 何かしら記入して返信が必要なのか
細かく言えば他にもあるだろうが、とにかく量も多いし大変だ。
そこで我が家の書類整理保管方法について今回紹介したい。
コクヨのパイプ式ファイルがオススメ
我が家では、子供達毎に写真の様にファイルを一つづつ設けている。
背表紙には名前を入れて、中身がいっぱいになると、②、③と続く様にしている。既に長女は②に突入している。
中身のサンプル
ファイルの中身は、大まかに説明するとこの様な感じだ。
- 一つのファイル期間は約2年から3年。「年少から年長までで一冊」といったイメージだ。
- 他に、習い事のお便りも保管している。
サイズが大きいファイルもあるのだが、溜まりすぎると重くなるし、振り返るときも少々大変となる。その為、2年から3年で一つのファイルが出来上がる様にしている。
やり易い、継続し易い方法がベスト
以前、読書日記についてEvernoteで管理している記事を書いた。
Evernoteのアプリを使えば、日記やメモの記録以外にも、簡単に書類をスキャンしていつでもどこでもデータで書類の確認が取れる。ペーパーレスにもなってオススメの手段だ。
今回も、受け取った書類をスキャンしてEvernoteに格納してしまってもいいのだが、普段この作業を行うのは奥さんである。
奥さんのスマホもiPhoneだが、デジタル管理が得意かと言うとそうでもない。
紙で届いたものを読んで、パンチで穴を開ける。そして所定のファイルに保管する。
やはりこの作業の方がよっぽど楽なのである。
正直運用自体はどちらでもいいと自分も思うのだが、「使う人によって最適な手段・方法を考える事」が大事だと思う。「これが良い！」と思ったアイディアでも人によってはそうでもない場合もあるし、もしくは他にも良いアイディアが実はあるかもしれない。
「頭が固い人」と言われないように常日頃から柔軟な発想を心掛けるようにしておきたい。
